Evidence hostů a poplatek z pobytu: co musí ubytovatel

Ubytovatel v Česku má u každého hosta dvě sady povinností. Pro obec vede evidenční knihu a vybírá poplatek z pobytu, nejvýše 50 Kč za noc podle vyhlášky obce. U hostů, kteří nejsou občany ČR, včetně Slováků, navíc vede domovní knihu a do 3 pracovních dnů oznamuje jejich ubytování cizinecké policii, podnikatel elektronicky přes Ubyport. Obě knihy se uchovávají 6 let. Níže je přehled podle zákonů s odkazy na jednotlivé paragrafy.

Přehled: co platí pro jakého hosta

Evidenční kniha pro poplatek z pobytu

Podle § 3g zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, vede plátce poplatku evidenční knihu v listinné nebo elektronické podobě, a to za každé zařízení nebo místo, kde pobyt poskytuje. Do knihy zapisuje:

• den počátku a den konce pobytu,
• jméno, příjmení a adresu místa přihlášení (u cizinců obdobné místo v zahraničí),
• datum narození,
• číslo a druh průkazu totožnosti, například občanského průkazu nebo cestovního dokladu,
• výši vybraného poplatku, nebo důvod osvobození.

Zápisy musí být vedené správně, úplně, průkazně, přehledně a srozumitelně a seřazené podle času. Evidenční knihu uchováváte 6 let od posledního zápisu.

Poplatek z pobytu: kdo, kolik a kdy

Kdo platí: poplatník je host, který v obci není přihlášený a má u vás úplatný pobyt nejvýše 60 po sobě jdoucích dnů (§ 3 a § 3a). Plátcem jste vy jako ubytovatel: poplatek od hosta vyberete a odvedete obci (§ 3f).

Kolik: základem je počet započatých dnů pobytu kromě dne příjezdu (§ 3c), v praxi tedy počet nocí. Sazba je podle § 3d nejvýše 50 Kč, konkrétní výši stanoví obec vyhláškou. Pokud se mluví o zvýšení stropu, jde zatím o návrhy zákona, ne o platné pravidlo.

Kdo je osvobozený (§ 3b), mimo jiné:

• osoby mladší 18 let,
• nevidomí, osoby závislé na pomoci jiné osoby, držitelé průkazu ZTP/P a jejich průvodci,
• osoby, které pečují o děti na zotavovacích a podobných akcích,
• osoby, které vykonávají sezónní práci,
• příslušníci bezpečnostních sborů, vojáci a zaměstnanci státu nebo obce při plnění úkolů v zařízení státu nebo obce.

Příklad: čtyři dospělí a dvě děti na tři noci v obci se sazbou 40 Kč. Děti jsou osvobozené, takže vyberete 4 × 3 × 40 = 480 Kč a do evidenční knihy u dětí zapíšete důvod osvobození.

Ohlášení obci: podle § 14a zákona podáváte správci poplatku ohlášení, pokud ho obec ve vyhlášce nevyloučila. Změny údajů hlásíte do 15 dnů. Lhůty pro odvod poplatku a formu hlášení stanoví vyhláška obce, proto si ji vyhledejte na webu obecního úřadu.

Cizinci: domovní kniha a hlášení policii

Cizincem je podle § 1 odst. 2 zákona č. 326/1999 Sb. každý, kdo není státním občanem České republiky, výslovně i občan Evropské unie. Host ze Slovenska je tedy pro tyto účely cizinec.

Domovní kniha (§ 101): zapisujete do ní údaje v rozsahu přihlašovacího tiskopisu a začátek a konec ubytování. Za domovní knihu se považuje i soubor tiskopisů podepsaných cizincem. Zápisy dělejte průběžně a podle času. Domovní knihu uchováváte 6 let od posledního zápisu a na požádání ji předložíte policii.

Oznámení ubytování (§ 102): ubytování cizince oznamujete policii do 3 pracovních dnů po ubytování. Možnosti jsou tři: předložit přihlašovací tiskopis, předložit jeho stejnopis, nebo vyplnit elektronický formulář přes internet. Pokud máte ubytování jako předmět podnikání, musíte hlásit elektronicky přes Ubyport.

Povinnosti hosta (§ 103): cizinec vám předloží cestovní doklad nebo jiný doklad podle zákona a osobně vyplní a podepíše přihlašovací tiskopis. U dětí mladších 15 let osobní vyplnění a podpis nejsou potřeba.

Ubytovatel dále na požádání vydá cizinci potvrzení o ubytování a neprodleně oznámí policii úmrtí ubytovaného cizince (§ 100).

Ubyport: ručně, souborem nebo automaticky

Policie ČR nabízí tři způsoby, jak data do Ubyportu posílat: ručně přes webový formulář, nahráním souboru, nebo automaticky přes webovou službu. Webovou službu policie doporučuje ubytovatelům, kteří mají evidenční program schopný s ní komunikovat.

Co je dobré vědět:

• každé ubytovací zařízení má v Ubyportu vlastní registraci a hlásí pod svým účtem,
• policie kontroluje duplicitní hlášení a za opakované duplicity může přístup k webové službě odebrat,
• pro vývojáře existuje testovací prostředí, které nesmí obsahovat skutečné osobní údaje.

Co se chystá: eTurista

Stát dlouho připravuje jednotný systém eTurista, který má hlášení hostů, statistiky a poplatek z pobytu sjednotit, aby ubytovatel zadával údaje jen jednou. Dokud zákon neprojde, platí všechno, co je popsáno výše. Stav návrhu a pravidla EU pro krátkodobé ubytování popisujeme v článku Registrace krátkodobého ubytování: eTurista a pravidla EU.

Postup v pěti krocích

1. Zjistěte sazbu a lhůty ve vyhlášce o poplatku z pobytu vaší obce a podejte ohlášení, pokud ho obec vyžaduje.
2. Založte evidenční knihu pro každé ubytovací místo, papírovou nebo elektronickou.
3. Zaregistrujte se do Ubyportu, pokud ubytováváte cizince a podnikáte.
4. Při příjezdu zapište každého hosta, u cizinců si nechte podepsat přihlašovací tiskopis a do 3 pracovních dnů je nahlaste.
5. Odvádějte poplatek obci podle vyhlášky a záznamy uchovávejte 6 let.

Jak s tím pomůže SFERIN

SFERIN je vlastní rezervační systém pro vaše ubytování: web na vaší doméně s živým kalendářem a žádostí o rezervaci, kterou potvrzujete vy. Údaje hostů z rezervace se nemusí přepisovat ručně. Evidence hostů podle českých pravidel s přehledem poplatku z pobytu pro obec je doplněk k webu. Web s rezervačním systémem stojí od 5 990 Kč a jak by vypadal web vašeho ubytování, vám ukážeme v náhledu zdarma.